販売管理システム導入の背景にどのような課題がありましたか。

星野氏

私がホシケンに入社したのは今から約30年前になります。
入社した当時はすでに現在と同じインテリア卸売の事業を行っておりましたが、多くの業務が手作業・紙に依存しており、受注・発注の伝票処理にもミスが多かったのです。
ホシケンに入社する前に3年間修業した衣料品卸の会社では、受注から出荷までを一貫管理するITシステムを利用しており、非常に衝撃を受けたことを今でも覚えています。
「これを自社にも導入すべきだ」と強く感じ、必死に取り組みました。

そのような中で販売管理システム導入の経緯を教えてください。

星野氏

1994年からシステム設計に着手し、Windows95の登場に合わせて販売管理のオープン化、商品マスタの整備、寸法入力と自動FAX送信の仕組み、メーカーへのEOS発注対応などを段階的に実現しました。
時代と共にシステムをバージョンアップし、業務の効率化を常に図ってきました。直近では、昨年（2024年）に販売管理システムの刷新、販売管理サーバーのハウジングを行いました。他社に先駆けた取り組みが、業務の正確さとスピード、そして競争力の向上につながりました。弊社にとっては販売管理システムが業務の肝であり、なくてはならないものです。販売管理の上で社員全員が仕事をしている、といっても過言ではなく業務インフラと呼べる存在です。

具体的なシステム化の内容を教えてください。

直江氏

システム導入以前は、商品を購入して頂いたら6枚綴りの複写伝票に手書きし、伝票を起こしていました。この手書き業務を廃止し、Microsoft365（PowerApps）で作成した「展示会アプリ」で入力を出来るようにシステム化しました。
入力したデータは販売管理システムに自動連係できるようになり、非常に効率化が出来た取り組みになっています。

導入効果はどれくらいあったのでしょうか。

ほかに効果が大きかった取り組みはありますか。

総務部 桑子氏

総務部の中で特に負荷が高かったのが、月末・月初の入金業務でした。限られた時間の中でチェックや入力を行う必要があり、ただでさえ忙しい中で、絶対にミスが許されないというプレッシャーも大きかったんです。
そんな中で、入金処理をRPAで自動化する取り組みを始めました。長年「何とかしたい」と思い続けていた業務だったので、実現したときは本当に夢のようでした。今では時間的な削減だけでなく、心理的な負担も大きく軽減され、安心して月末を迎えられるようになりました。

従来の入金業務はどのように行っていたのでしょうか。

桑子氏

これまでは、インターネットバンキングから入金明細をダウンロードし、取引先ごとに内容を確認しながら、手作業で販売管理システムへ入力していました。金額の照合や入金消込もすべて手動だったため、チェック作業に非常に時間がかかり、ミスを防ぐための緊張感も大きかったです。特に月末・月初は処理件数も多くて時間に追われ、業務を終えるだけで精一杯でした。
正直、「またこの時期が来たか…」と毎月ため息をつくような状況でした。

自動化の内容について教えてください。

桑子氏

今回の入金業務の自動化は、「①マッチング処理」と「②自動入力処理」の2つのステップで実現しました。
まずマッチング処理では、インターネットバンキングから取得した入金データと、販売管理システム上の回収予定データを照合し、対応するデータの組み合わせを判定します。その結果は、マッチしたもの・しなかったものとして一覧で出力されます。
次に、マッチング結果のうち、正しく照合された入金データについては、RPAが自動的に販売管理システムへ入力を行います。これにより、人手による入力作業を削減し、スピードと正確性の両立を実現しました。

実際に電子化を実現して、どのような効果がありましたでしょうか。

桑子氏

印刷・折込・封入作業がなくなったことで、請求書発行にかかる業務時間をおよそ2割ほど削減できました。
時間にすると2時間近く短縮できていると思います。
作業がシンプルになり、人的ミスのリスクも減ったので、精神的にもかなり楽になりました。
業務の正確性と効率、両方に効果が出ています。

電子化に対する社内や取引先の反応はいかがでしたか？

桑子氏

取引先の中にはまだ紙の方がいいというお声もあり、反応は様々でした。特に弊社のお客様は法人だけでなく、職人さんや一人親方もいらっしゃるので、紙の請求書ニーズも依然としてありました。しかし、電子請求スタート時に掲げていた10%の電子化目標に対して、スタート時で17%が電子に移行できました。現在では27.6%が電子化となり、今期目標である30%達成に向けてもう１歩の状況まで来ています。
課題としては、色々なお客様にどのようにスマート配信Naviを使って頂くかであると思っています。
更なる電子化を進めるために、実際にご利用頂く取引先様のお声も頂きながら、改善を行っていきたいと考えています。